Les entreprises sont de plus en plus nombreuses à vouloir impulser une transformation en leur sein. Malheureusement, rien ne change véritablement malgré la multiplication des initiatives. La présence quotidienne dans le même cadre de travail n’incite pas vraiment les équipes à passer concrètement à l’action. Déplacer les collaborateurs vers un lieu de séminaire peut être une bonne idée pour avoir rapidement les résultats escomptés. C’est une bouffée d’air frais dans la façon de manager le personnel. Quels peuvent être les avantages de cette stratégie ?
Le choix d’un lieu neutre : l’environnement pour penser autrement
Se rendre hors des locaux de l’entreprise pour organiser un séminaire donne immédiatement lieu à un changement psychologique. Les collaborateurs sortent de leur cadre habituel, et sont plus enclins à faire de nouvelles expériences. Voici les avantages concrets :
Un cadre sans aucune contrainte
Un espace neutre dédié au séminaire d’entreprise aide tout le monde à repartir du bon pied. La façon de communiquer devient plus fluide, et les prises de parole sont facilitées. Chaque collaborateur peut aisément exprimer ses idées. Être dans un autre environnement contribue à une forme de réinitialisation des habitudes. Les managers font preuve d’une écoute plus attentive, et la dynamique du groupe est plus axée sur la collaboration.
La stimulation des échanges
Dans l’environnement clos des bureaux, les collaborateurs exécutent simplement les ordres reçus de la direction. Dans l’espace loué pour un séminaire d’entreprise, les efforts convergent naturellement. Il se crée des conversations qui n’auraient pas été possibles au sein de l’entreprise. Les ateliers y contribuent énormément, ainsi que les pauses-café. Certains défis de l’entreprise peuvent aisément être résolus à cette occasion presque sans effort. Le séminaire d’entreprise aide donc les uns et les autres à discuter dans un espace moins formel.
L’utilité d’un environnement spécifique pour l’innovation
La capacité à innover dépend en grande partie de la clarté du cadre professionnel. Un séminaire ne peut être un atout pour les employés qu’à certaines conditions. La plus importante est la définition d’un plan clair en ce qui concerne son organisation. Rien ne doit normalement être improvisé. Le lieu choisi pour la tenue du séminaire d’entreprise devrait inclure :
Des espaces modulables
Pour être en mesure de se réinventer, vos collaborateurs doivent être mis dans les bonnes conditions. Assurez-vous de louer une salle à adapter en fonction des activités prévues pour le séminaire. À la fin des ateliers créatifs, il suffira de déplacer quelques meubles pour entamer une autre session de travail. La conception de l’espace doit favoriser les déplacements, les discussions et la collaboration. Veillez à la possibilité d’utiliser ces équipements sans aucune gêne :
- Les paperboards de grande taille ;
- Les projecteurs ;
- Etc.
Ils ne doivent surtout pas être perçus comme des options. Leur impact est notable sur la qualité des idées à produire pendant le séminaire d’entreprise. Un cadre trop strict a de grandes chances de brimer considérablement la créativité. Selon le programme établi, vous pourriez justement avoir besoin d’un environnement propice à la réflexion. Louez alors la salle appropriée pour que les ateliers soient concrets et productifs.
Des rituels pour empêcher les excès
L’efficacité d’un séminaire d’entreprise comme le team building dépend des axes définis en amont. Un but clair doit être indiqué dès la conception du projet. Il peut s’agir d’accentuer les efforts sur la coopération ou d’avoir une meilleure vision de l’entreprise. Le groupe doit être maintenu en mouvement avec diverses séquences concises et dynamiques. Les diverses opérations doivent être exploitées pour obtenir une feuille de route à suivre.
La qualité du cadre aura ensuite une grande importance dans l’organisation de l’événement. C’est en fonction de lui, que vous aurez plus de facilité à définir les ateliers à inclure dans le programme.
L’inclusion de la location de salle dans la feuille de route annuelle
Organiser un séminaire d’entreprise ne sert pas à grand-chose, si vous ne l’inscrivez pas dans un plan d’ensemble. Cela signifie qu’il ne s’agit pas d’un événement aléatoire qui se tiendra annuellement. Voici plutôt les actions recommandées :
Inscrire le meeting comme un repère stratégique
Vous avez une année d’avance pour prévoir les grandes lignes de votre séminaire d’entreprise. Cela laisse suffisamment de temps pour en faire un événement à fort impact. Définissez la vision de l’entreprise et les buts principaux du séminaire. Il sera plus facile de savoir dans quelle direction l’orienter plus tard. Il est possible que certains événements professionnels soient voués à une mission spécifique en interne comme :
- La transformation digitale ;
- Le perfectionnement de certains processus ;
- Le lancement d’une nouvelle offre ;
- Etc.
La location des salles de séminaire devra alors s’adapter aux différents buts. C’est une bonne façon d’alterner les ambiances pour éviter une certaine monotonie. Chaque endroit donnera une signature particulière à l’événement que vous souhaitez organiser.
Signer un contrat avec un réseau ou un prestataire
Il serait contre-productif d’attendre le dernier moment pour se lancer à la recherche d’une salle de séminaire à louer. Pensez plutôt à intégrer cette donnée dans votre plan annuel. Cela vous laissera assez de marge pour faire les négociations de coûts en temps opportun, et choisir les meilleurs emplacements. Vous éviterez ainsi de vous heurter à une indisponibilité de l’espace à la dernière minute. Quant aux organisateurs, c’est un gain de temps non négligeable.
Au sein de certaines entreprises, la culture des séminaires est assez forte. Elle fait même partie de leur stratégie de management. Les effets se constatent assez rapidement sur les équipes de travail. La cohésion s’accentue, et la prise de décision est grandement simplifiée. Les divers projets bénéficient d’une meilleure structuration.
Le séminaire n’est pas une mi-temps, mais un levier sur lequel l’entreprise peut plutôt compter. On peut aussi le considérer comme un cadre dans lequel l’organisation voit les choses sous un autre angle. Le choix d’un lieu spécifique permet aux collaborateurs de se relaxer sans pour autant perdre de vue les objectifs. Il s’agit d’être plus dynamique et engagé avec les contraintes quotidiennes en moins.
