Pourquoi utiliser l’outil Microsoft Word en entreprise ?

De nombreuses entreprises utilisent Microsoft Word. Cet outil sert entre autres à rédiger des lettres administratives. En effet, il permet de mettre en forme un texte conformément aux normes établies. Pourquoi l’adopter pour votre entreprise ?

Qu’est-ce que Word ?

Word est le logiciel de traitement de texte de la suite Microsoft Office. Cette dernière intègre d’autres outils bureautiques de base, à savoir :

• Microsoft Excel (logiciel tableur pour la conception de tableaux et de feuilles de calcul) ;
• Microsoft PowerPoint (logiciel de présentation pour la création de diaporamas) ;
• Microsoft Outlook (logiciel de messagerie professionnelle pour l’établissement d’un carnet d’adresses, d’un calendrier, etc.).

Depuis sa création en 1983, le logiciel de traitement de texte Word n’a cessé d’être révisé et de subir des mises à jour. Ces modifications visent non seulement à le perfectionner, mais aussi à étoffer ses fonctionnalités. Parmi ces dernières, vous trouverez entre autres :

• La rédaction de texte ;
• La création de tableaux ;
• La mise-en-forme ;
• La mise en page ;
• L’insertion d’images.

Word 2019 est la dernière version de l’outil de traitement de texte de la suite Office. Parmi les nouveautés apportées par cette variante figurent par exemple l’amélioration des fonctionnalités du stylo numérique, la navigation sous forme de livre et la traduction.

Pourquoi utiliser Microsoft Word en entreprise ?

En matière de traitement de texte, le logiciel Word est une référence dans les entreprises. Adoptez-le pour faciliter de nombreuses tâches et ainsi gagner du temps. Vous pouvez vous en servir pour :

• Élaborer des devis ou des factures ;
• Rédiger des communiqués ;
• Gérer les dossiers de salariés au niveau des ressources humaines ;
• Modifier certaines informations dans des lettres envoyées dans le cadre d’un publipostage.

En outre, vous pouvez aisément sauvegarder des informations grâce à ce logiciel de bureautique. Dans tous les cas, il est nécessaire de le maîtriser afin d’en tirer le meilleur parti dans un cadre professionnel. Pour cerner les fonctionnalités avancées d’Office Word, pensez à suivre des cours de bureautique. Vous pourrez approfondir vos connaissances et apprendre par exemple à rogner une image sur Word.

Sachez que cet outil est encore plus intéressant pour votre entreprise s’il fait partie de Ms-Office 365. Il s’agit de la suite bureautique Microsoft basée sur le Cloud. En optant pour cette solution, vous pourrez utiliser en ligne l’ensemble des logiciels bureautiques de Microsoft. À l’heure de la transformation numérique des entreprises, elle permet d’optimiser la productivité et le travail collaboratif. En effet, elle rend accessibles aux utilisateurs les outils dont ils ont besoin, à tout moment et depuis n’importe quel support.

Quel est le prix de Microsoft Word pour une entreprise ?

Si vous voulez utiliser Word dans votre entreprise, vous devez prévoir une certaine somme. En effet, Microsoft Office fait partie des suites bureautiques payantes. En fonction de votre usage professionnel, vous pourrez notamment choisir entre le Pack Office 2019 et Office 365 Business.

La suite Office 2019 est composée de la majorité des outils nécessaires à la réalisation de tâches bureautiques comme Word, Excel, PowerPoint, Excel, Outlook, OneNote, etc. Elle comprend aussi une clé de licence. Pour bénéficier de cette solution, vous paierez 279 euros une seule fois. Aucun abonnement n’est par la suite nécessaire. En revanche, la licence est valable uniquement pour un seul ordinateur. Il vous faudra donc acheter le même nombre de packs que de PC utilisés.

Office 365 Business intègre aussi les outils de bureautique de base de la suite Microsoft. D’autre part, ce pack inclut OneDrive (avec un espace de stockage de 1 To) et une licence annuelle renouvelable. Cette dernière est valable pour 5 PC et 5 smartphones ou tablettes. Pour obtenir cette suite logicielle, vous devrez payer un abonnement annuel de 99 euros HT, soit 1,65 euro mensuel par utilisateur.

Comment faire pour télécharger Word gratuitement ?

Ne vous attendez pas à trouver une version gratuite de Ms-Word illimitée. Si quelqu’un tente de vous en proposer, vous devez vous méfier, car il s’agit certainement d’un logiciel piraté.

Vous avez néanmoins la possibilité de télécharger Ms-Office 365 et d’utiliser Word durant 30 jours sans rien payer. Par la suite, vous pourrez souscrire un abonnement. Pour télécharger Word gratuitement :

• Ouvrez la page Microsoft puis appuyez sur « Essayez gratuitement pendant 1 mois » ;
• Accédez à votre compte Microsoft. Si vous n’en avez pas encore créé, rendez-vous sur account.microsoft.com. Cliquez sur « Se connecter » puis sur « Créer un compte ». Utilisez pour cela votre adresse électronique habituelle puis appuyez sur « Next » ;
• Appuyez de nouveau sur « Next » pour confirmer que vous voulez souscrire un essai gratuit ;
• Choisissez le mode de paiement. Rassurez-vous, vous ne serez pas débité, car vous supprimerez votre compte au bout de 30 jours ;
• Cliquez sur « Install » ;
• Appuyez de nouveau sur le même bouton pour lancer le téléchargement ;
• Une fois ce dernier terminé, appuyez sur « Close ».

Quelles sont les meilleures alternatives à Microsoft Word ?

Il existe des alternatives à la fois performantes et gratuites à Word. L’éditeur de texte en ligne Google Docs est l’une d’entre elles. Accessible depuis tout poste muni d’un navigateur, il séduit un nombre grandissant de professionnels.

Permettant également le traitement de texte en ligne, Zoho Writer est un concurrent de Google Docs. Cet outil appartient à la suite bureautique Zoho qui comprend aussi un tableur et un logiciel de présentation.

Du côté des logiciels de traitement de texte hors ligne, vous pouvez opter pour LibreOffice Writer. Cet outil est disponible aussi bien pour les appareils sous Windows que sous macOS ou Linux. Son interface assure une compatibilité avec différents formats de fichiers (.doc, .docx, .rtf, etc.).

OpenOffice Writer constitue un autre choix. Il s’agit d’un logiciel libre appartenant à la suite Apache OpenOffice. Il est compatible avec tout document Word que vous pourrez ainsi ouvrir et éditer.

Dans un environnement Mac, Pages est le logiciel de traitement de texte idéal. Cet outil fait partie de la suite bureautique iWork développée par Apple. Il répond aux mêmes besoins que ceux des utilisateurs de Word.

N’hésitez pas à consulter notre article sur les meilleurs logiciels de traitements de texte gratuits.

Photo de couverture by Mimi Thian on Unsplash