Les déplacements professionnels sont essentiels pour de nombreuses entreprises, que ce soit pour rencontrer des clients, participer à des séminaires ou travailler sur des sites différents. Si l’ère du numérique facilite les échanges à distance, elle ne remplace pas pour autant le contact humain et les interventions sur place. Cependant, l’organisation de ces voyages d’affaires s’accompagne de responsabilités importantes pour les employeurs, afin de respecter le cadre légal et de limiter l’impact sur la vie personnelle des salariés. Connaître et appliquer les règles en vigueur est donc primordial pour une gestion efficace et équitable de ces déplacements.
Définition et cadre légal du déplacement professionnel
Qu’est-ce qu’un déplacement professionnel ?
Un déplacement professionnel se définit comme une mission effectuée par un salarié, à la demande de son employeur, pour exercer son activité en dehors de son lieu de travail habituel. Que ce soit pour quelques heures ou plusieurs jours, en France ou à l’étranger, le salarié exécute ses tâches professionnelles dans un autre environnement que ses bureaux ou son domicile en cas de télétravail.
Concrètement, de nombreuses situations peuvent constituer un déplacement professionnel : un commercial qui visite des clients, un technicien envoyé en intervention sur un site, un cadre qui participe à un séminaire ou un salarié qui suit une formation dans un autre département. Dès lors que le collaborateur quitte son poste habituel pour travailler ailleurs ponctuellement, il réalise un déplacement dans le cadre de son activité professionnelle.
Durées maximales autorisées
Les déplacements professionnels sont limités dans le temps pour ne pas être requalifiés en expatriation. La durée maximale autorisée est de 90 jours consécutifs par mission, et ne peut excéder 180 jours par an à l’étranger.
Au-delà de ces seuils, le déplacement professionnel n’est plus considéré comme tel. Un avenant au contrat de travail doit alors être établi pour formaliser une situation d’expatriation ou de détachement du salarié.
Les obligations de l’employeur
Respecter un délai de prévenance
La loi impose à l’employeur de respecter un délai de prévenance minimum de 48 heures avant un déplacement professionnel. Ce délai est essentiel pour permettre au salarié de s’organiser :
- Il peut ainsi prendre ses dispositions concernant la garde de ses enfants ou de personnes à charge. Un déplacement de dernière minute peut vite devenir problématique s’il n’a personne pour s’en occuper.
- Ce délai lui laisse aussi le temps d’adapter son planning, en reportant ou annulant certains rendez-vous personnels qui étaient prévus.
- Il permet au salarié de préparer sereinement ses dossiers et réunir tous les documents nécessaires au bon déroulement de sa mission.
- Enfin, cela lui donne la possibilité d’organiser son absence, que ce soit d’un point de vue logistique (faire garder son animal de compagnie par exemple) ou pour informer son entourage.
Rembourser les frais engagés
Un déplacement professionnel engendre nécessairement des dépenses pour le salarié, qu’il s’agisse des frais de transport, de repas ou d’hébergement. L’entreprise a l’obligation légale de rembourser ces frais professionnels, dans la limite du raisonnable.
Deux méthodes sont possibles : le remboursement au réel, sur présentation de justificatifs, ou l’attribution d’un forfait couvrant les différents types de dépenses. Dans le premier cas, le salarié doit conserver et transmettre ses factures, tickets de caisse et autres preuves du montant réel de ses frais. Il dispose pour cela d’un délai de 3 ans.
Avec un forfait de déplacement, le salarié reçoit un montant fixe, défini à partir des barèmes de l’URSSAF. Cette méthode simplifie la gestion administrative. Quelle que soit l’option choisie, l’employeur doit veiller à appliquer les mêmes règles pour tous les collaborateurs. Il est conseillé de procéder au remboursement rapidement, idéalement sous 30 jours, pour la satisfaction des salariés.
Choisir un moyen de transport adapté
L’employeur doit veiller à ce que le mode de transport choisi pour le déplacement professionnel soit adapté à l’état de santé et au confort du salarié. Plusieurs critères sont à prendre en compte, tels que la durée du trajet, la fréquence des déplacements, les contraintes physiques du collaborateur et le respect des règles de sécurité.
Cependant, il est important de noter que l’entreprise ne peut en aucun cas imposer au salarié d’utiliser son véhicule personnel pour réaliser la mission. Elle doit toujours proposer une alternative, comme la mise à disposition d’un véhicule de service, la prise en charge des frais de transport en commun, la demande d’un taxi moto pour une course à Paris ou de location de voiture. Le choix final du moyen de transport revient au salarié, qui peut opter pour sa voiture s’il le souhaite. Dans ce cas, l’employeur devra rembourser les frais kilométriques selon le barème fiscal en vigueur.
Assurer la sécurité du salarié
Les déplacements professionnels peuvent exposer les salariés à divers risques pour leur santé et leur sécurité. L’éloignement du lieu de travail habituel, les transports utilisés et les conditions d’hébergement sont autant de facteurs à prendre en compte.
Pour garantir la sécurité de ses collaborateurs, l’employeur doit mettre en place plusieurs mesures :
- Choisir des moyens de transport fiables et adaptés, en privilégiant si possible les transports en commun ou les véhicules de société régulièrement entretenus.
- Sélectionner des hébergements sûrs et de qualité, idéalement situés à proximité du lieu de la mission.
- Fournir au salarié toutes les informations utiles sur sa destination : plan, numéros d’urgence, coordonnées de l’entreprise et de la compagnie d’assurance.
- Établir un protocole clair en cas de problème : procédure à suivre, personnes à contacter.
L’entreprise peut également proposer une formation aux risques et aux comportements à adopter, en particulier pour les déplacements à l’étranger. Une vigilance accrue est de mise dans certains pays où les conditions sanitaires, sécuritaires ou géopolitiques sont sensibles.
Les droits et devoirs du salarié
Le droit de refuser un déplacement
En principe, un salarié est tenu d’accepter un déplacement professionnel demandé par son employeur dès lors qu’il est lié à son activité et n’entraîne pas de modification de son contrat de travail. Refuser de se déplacer pourrait donc être considéré comme une faute professionnelle.
Néanmoins, le salarié est en droit de refuser un déplacement si celui-ci ne respecte pas certaines conditions. C’est notamment le cas si l’employeur ne prévient pas suffisamment à l’avance, s’il ne prend pas en charge les frais, s’il ne garantit pas la sécurité du salarié ou s’il tente d’imposer un moyen de transport personnel.
Ainsi, pour qu’un déplacement professionnel se déroule dans de bonnes conditions, il est essentiel que l’employeur respecte ses obligations légales et donne au salarié les moyens d’effectuer sa mission sereinement. Dans le cas contraire, le salarié sera légitime à refuser le déplacement demandé.
La gestion du temps de travail
Lors d’un déplacement professionnel, il est important de bien distinguer ce qui relève du temps de travail effectif. Le temps passé dans les transports, que ce soit en avion, en train ou en voiture, est généralement considéré comme du temps de travail.
En revanche, les temps de repos à l’hôtel entre deux journées de travail ne comptent pas dans le temps de travail effectif, car le salarié n’est pas à disposition de son employeur pendant ces périodes.
Il est donc essentiel de comptabiliser précisément le temps passé par le salarié à travailler, en mission ou en transit. L’employeur pourra ainsi s’assurer de respecter les durées maximales de travail et accorder le repos compensateur nécessaire en cas de dépassement.
Les notes de frais et justificatifs
Pour être remboursé de ses frais professionnels, le salarié doit :
- Conserver soigneusement tous les justificatifs de dépenses (tickets de caisse, factures, reçus, etc.)
- Remplir une note de frais détaillée listant chaque dépense avec sa date, son montant et son motif
- Transmettre la note de frais et les justificatifs à son employeur dans les délais impartis par l’entreprise
L’employeur peut refuser le remboursement en cas de justificatifs manquants, non conformes ou transmis hors délai. Le salarié doit donc être rigoureux dans le suivi de ses dépenses professionnelles.
Optimiser la gestion des déplacements professionnels
Établir une politique de voyage claire
Une politique de voyage d’entreprise est un outil essentiel pour encadrer efficacement les déplacements professionnels. Elle définit les règles et procédures à suivre pour l’organisation, la réservation et le remboursement des voyages d’affaires.
Cependant, établir une politique de voyage claire et exhaustive peut représenter un défi. Il faut prendre en compte de nombreux paramètres tels que les moyens de transport autorisés, les catégories d’hébergement, les plafonds de dépenses ou encore les processus de validation.
Malgré ces difficultés, une politique de voyage bien construite apporte de nombreux bénéfices. Elle permet d’optimiser les coûts en négociant des tarifs préférentiels avec des fournisseurs, de gagner en efficacité grâce à des procédures standardisées, et d’assurer l’équité de traitement entre les collaborateurs. C’est donc un investissement précieux pour toute entreprise soucieuse de maîtriser ses dépenses de déplacements professionnels.
Utiliser des outils de gestion adaptés
Organiser manuellement les déplacements professionnels et le traitement des notes de frais peut vite devenir un casse-tête. Entre les réservations, les justificatifs égarés et les remboursements oubliés, le travail à fournir est chronophage et source d’erreurs.
Heureusement, des solutions existent pour simplifier et automatiser la gestion de ces tâches fastidieuses. Les logiciels dédiés aux voyages d’affaires centralisent toutes les informations au même endroit : réservations de transport et d’hébergement, notes de frais dématérialisées, suivi des dépenses en temps réel. Ils font gagner un temps précieux aux équipes chargées de ces missions et permettent de réduire significativement les coûts, tout en garantissant la conformité aux règles de l’entreprise. Un investissement rentable pour des déplacements professionnels optimisés et sereins.
Former et informer les salariés
La méconnaissance des règles liées aux déplacements professionnels peut vite devenir source de litiges et de tensions entre l’employeur et ses salariés. C’est pourquoi il est crucial de former et d’informer régulièrement les collaborateurs sur leurs droits et obligations en la matière.
En communiquant clairement la politique voyage de l’entreprise, les processus de remboursement des frais et les règles à respecter, l’employeur s’assure que tous sont sur la même longueur d’onde. Les salariés savent ainsi à quoi s’attendre et comment agir, ce qui facilite grandement la gestion des déplacements au quotidien.
Les déplacements professionnels sont essentiels pour beaucoup d’entreprises, mais ils impliquent des responsabilités importantes pour les employeurs. Pour une gestion efficace et équitable, il est crucial de bien connaître et respecter les obligations légales : prévenir suffisamment à l’avance, considérer les temps de trajet comme du travail effectif, assurer la sécurité des salariés et rembourser leurs frais.
