La signature numérique permet de simplifier et d’accélérer la contractualisation pour les professionnels comme les particuliers. En effet, elle ne nécessite pas la présence physique des parties concernées. Les signataires peuvent ainsi gagner en mobilité et en efficacité. De plus, il est possible d’intégrer des signatures à certains documents d’entreprise afin d’optimiser le processus administratif sur les opérations courantes.
Peut-on signer tout type de contrat électroniquement ?
Les chefs d’entreprise hésitent parfois à signer électroniquement un contrat dans le cadre de leur activité. Pourtant, une signature numérique possède désormais la même valeur juridique qu’une signature manuscrite. Elle peut ainsi être utilisée sur tout type d’actes. De plus, la généralisation de cette pratique permet de profiter des avantages de la gestion des contrats en matière de suivi et de traçabilité.
Comme la signature manuscrite, la version dématérialisée lie et engage les parties impliquées. Elle permet en effet de confirmer le consentement des signataires et de les identifier avec certitude grâce au certificat numérique. Une entreprise peut donc recourir à cette solution en toute sérénité. Actuellement, il est de plus en plus courant de signer électroniquement des documents officiels comme :
- Les actes notariés ;
- Les bons de commande ;
- Les baux commerciaux ;
- Les contrats de travail ;
- Les devis ;
- Les documents comptables ;
- Les documents juridiques ;
- Les factures ;
- Les mandats ou les compromis de vente…
D’autre part, la signature électronique est compatible avec tout type de fichier. Elle peut donc être utilisée sur un document Word, XML, PDF, JPG… Néanmoins, les utilisateurs privilégient souvent le format PDF en raison de sa stabilité et sa fiabilité. Ce type de fichier permet par ailleurs d’intégrer plusieurs signatures numériques.
Signer électroniquement un contrat : comment s’y prendre ?
Pour pouvoir signer électroniquement un contrat, il est impératif de faire appel à un tiers de confiance. Ce type d’acteur est habilité à authentifier, transmettre, stocker et sécuriser des documents numériques. La procédure peut légèrement varier en fonction du prestataire. Cela dit, elle passe nécessairement par l’usage d’un outil d’authentification et de sécurisation de signature. Il s’agit ainsi d’un nouveau logiciel indispensable pour une entreprise.
Concrètement, la signature électronique s’effectue comme un achat en ligne. Elle implique en effet une authentification via un code à usage unique reçu par SMS. Dans les détails, la personne concernée devra :
- Se connecter à la plateforme en ligne du tiers de confiance choisi en utilisant ses identifiants ou sa clef électronique pour une authentification qualifiée ;
- Ajouter les documents à signer dans l’interface dédiée ;
- Inviter les autres signataires après avoir fourni leurs coordonnées (incluant un numéro de téléphone, une adresse mail, un site internet…) ;
- Signer le document, puis renseigner le code de sécurité obtenu par SMS pour confirmer son identité et finaliser l’opération.
Au cours de la procédure, une notification par mail est envoyée à chaque personne censée signer le document traité. Ce message peut parfois contenir des instructions supplémentaires, selon l’opérateur gérant les contrats numériques de l’entreprise. Après la réalisation de l’opération, il est également possible d’obtenir un certificat de délivrance auprès de la plateforme.
Une signature électronique peut-elle être refusée ?
Avant de signer électroniquement un contrat, il est important de connaître les trois niveaux de sécurité existant dans le domaine. Les entreprises peuvent effectivement recourir à une e-signature simple, avancée ou qualifiée. Cette dernière solution est la plus sécurisée, car elle exige un certificat qualifié ou un token physique pour identifier le signataire. Par conséquent, elle s’avère difficile à falsifier et à refuser.
Une signature numérique peut, en revanche, être refusée en cas de doute sur son authenticité et son intégrité. Elle requiert d’ailleurs un procédé d’identification fiable afin de garantir son lien avec le signataire et l’acte. Autrement dit, l’intervention d’un tiers de confiance est incontournable. Il faudra également respecter les conditions précisées dans le Code Civil (art. 1366) Pour être juridiquement valide, une signature électronique doit notamment être :
- Authentique et permettre ainsi d’identifier avec certitude le signataire ;
- Infalsifiable, pour éviter qu’une personne ne se fasse passer pour une autre ;
- Non réutilisable, en étant intégré au document signé numériquement et non déplaçable sur un autre fichier ;
- Inaltérable, c’est-à -dire non modifiable après l’application de la signature ;
- Irrévocable, autrement dit, définitif et impossible à répudier.
Dans la pratique, seule la signature numérique qualifiée (niveau 3) est considérée comme l’équivalent de la signature manuscrite d’une personne. Elle ne peut donc pas être refusée, même par l’administration. Pour le niveau 2 et niveau 1, les refus peuvent survenir face à des interlocuteurs particulièrement exigeants. Les risques peuvent néanmoins être limités en sollicitant une plateforme reconnue de gestion de contrats dématérialisés.
